Menangani Surat Keluar dan surat masuk

Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

 Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

Merencanakan Dan Melakukan Pertemuan

MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN

Jenis-Jenis Rapat

1.         Berdasarkan Tujuan

-Rapat penjelasan (teaching conference)

-Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)

-Rapat perundingan (negotiation conference)

2.         Berdasarkan Sifatnya

-Rapat Formal

-Rapat Informal

-Rapat Terbuka

-Rapat Tertutup

3.         Berdasarkan Frekuensinya

-Rapat Rutin

-Rapat Insidental

4.         Berdasarkan Jangka Waktu

-Rapat Mingguan

-Rapat Bulanan

-Rapat Semesteran

-Rapat Tahunan

Persyaratan Rapat

1.      Suasana terbuka

2.      Tiap peserta berpartisipasi aktif

3.      Ada bimbingan dan pengawasan

4.      Menghindari perdebatan

5.      Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas

6.      Menghindari terjadinya monopoli

7.      Ada kesimpulan/keputusan

Persiapan Rapat

1.      Undangan Rapat

2.      Ruangan Rapat

3.      Persiapan Akomodasi

4.      Persiapan Materi/Bahan Rapat

5.      Konsumsi (snack dan minuman)

6.      Kesehatan

Agenda Rapat

           Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas/dibicarakan  dalam rapat.  Kegiatan mendaftar materi pokok atau pokok permasalahan disebut dengan mengagendakan.

Prosedur Pertemuan

    Prosedur rapat dapat diartikan langkah langkah atau urutan pelaksanaan rapat.

1.      Pembukaan

2.      Pembagian Tugas

3.      Diskusi atau Rapat Kelompok

4.      Rapat Pleno

5.      Perumusan

6.      Penyelesaian Hasil Rapat

Etika Pertemuan

    Teknik Membuka Rapat:

1.                   Mengucapkan salam

2.                   Menyampaikan selamat datang  dan ucapan terimakasih kepada peserta rapat atas kedatanganya

3.                   Mengemukakan tujuan di adakanya pertemuan/ rapat

4.                   Membacakan tata tetib rapat

5.                   Membaca agenda rapat (Materi yang akan di bahas ) atau acara rapat

Teknik Menutup Rapat:

Beberapa pedoman yang bisa di lakukan dalam mengakhiri rapat antara lain:

1.                   Kalau masalah sudah di bicarakan semua segeralah akhiri rapat

2.                   Rapat hendaknya berlangsung sebentar

3.                   Hal ini berarti dalam menentukan waktu harus benar-benar di perhatikan

4.                   Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan kembali ke tempat kerja

5.                   Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan

6.                   Setelah beberapa hari rapat selesai hendaknya ada laporan hasil-hasil kelanjutan

Pembicaraan yang baik akan ditutup tepat waktu sesuai yang disediakan.  Hal–hal yang dapat dikemukakan dalam menutup pembicaraan rapat adalah sebagai berikut:

a. Membacakan hasil keputusan rapat

b. Mendistribusikan hasil rapat jika berwujud naskah

c. Menyampaikan permintaan maaf jika perlu

d. Mengucapkan terimakasih dan mempersilakan kepada peserta rapat untuk kembali ke tempat kerja

Teknik Memimpin Rapat

Tata cara/teknik dalam memimpin rapat sangat erat hubungannya dengan tipe pemimpin rapat, antara orang yang satu dengan yang lain bisa berbeda cara memimpinnya.  Ada beberapa Tipe pemimpin rapat  yaitu:

1.  Tipe otoriter

Pemimpin rapat yang memiliki tipe otoriter cenderung mempunyai sifat ingin menang sendiri  dan lebih menggunakan kekerasan dan paksaan, suatu rapat yang dipimpin oleh pemimpin rapat yang otoriter  dalam komunikasi terjadi komunikasi yang searah/sepihak, gagasan, pendapat dari peserta rapat tidak di pehatikan sehingga peserta rapat menjadi pasif dan hanya sebagai pendengar saja.

2. Tipe laissez faire

Pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini merupakan kebalikan dari tipe otoriter, pada tipe ini pemimpin rapat memberi kebebasan kepada peserta untuk mengambil keputusan

3.  Tipe demokratis

Tipe pemimpin rapat yang bersifat demokratis bersifat terbuka, banyak memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan pendapat, saran, usulan sehingga terjalin komunikasi dua arah.  Pemimpin rapat yang demokratis walaupun memberi kesempatan kepada peserta rapat untuk berpendapat maupun memberikan  saran tetapi tipe pemimpin rapat ini tetap memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga keputusan yang di ambil dari rapat merupakan hasil musyawarah semua peserta rapat.

Pengendalian rapat

1. Pengendalian secara bebas terbatas

Pengendalian rapat secara bebas tebatas adalah mengendalikan rapat dengan cara membiarkan peserta rapat salingn berbicara, saling mendebat dan mengadu argumentasi pembicaran belangsung tanpa harus melalui pemimpin rapat pemimpin rapat hanya mengawasi dan memperhatikan untuk mengambi; intisari dari masing –masing kegiatan, setelah di pandang cukup pemimpin rapat menghentikan pembicaraan dan kemudian menarik kesimpulan sebagai hasil keputusan rapar, kelemahan pada pengendalian ini adalah apabila terdapat sekelompok orang yang mendominasi rapat maka anggota rapat yang lain menjadi pasif.

2.  Pengendalian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah mengendalikan rapat dengan cara membatasi pembicaraan, para anggota rapat hanya boleh berbicara atau mengajukan pendapat apabila di izinkan oleh pemimpin rapat, penggunaan pengendalian ini akan menyebabkan jalanya rapat menjadi kaku dan tegang sehingga peserta rapat dalam menyampaikan pendapat kurang optimal

3.  Pengendalian secara kombinasi antara bebas tebatas dan

     ketat

Pengendalian ini merupakan kombinasi antara pengendalian bebas tebatas dan pengendalian ketat.  Selama rapat dapat berjalan dengan tertib maka pemimpin rapat dapat melakukan pengendalian bebas terbatas, tetapi jika rapat mulai tidak tertib maka pemimpin rapt dapat menggunakan pengendalian secara ketat sampai rapat dapat kembali berjalan dengan tetib dan lancar

Teknik Mengajukan Pendapat

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengemukakan pendapat adalah:

1.       Sebelum menyampaikan pendapat sebaiknya minta izin dahulu, biasanya dengan mengacungkan tangan 

2.       Mengucapkan terimakasih atas kesempatan yang telah diberikan

3.       Mengemukakan pendapat dengan bahasa yang jelas, sistematis dan mudah dimengerti oleh pendengar

4.       Tidak sakit hati apabila pendapat tidak diterima oleh peserta lain atau mendapat sanggahan

5.       Dalam menyampaikan pendapat tidak dengan emosi, jadi tetap bersikap ramah dan santun

6.       Tidak memotong pendapat/pembicaraan peserta lain

Teknik Bertanya

1. Pertanyaan langsung ( direct question ) 

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question)

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

4. Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tata Tertib Rapat

Ø  Tepat waktu dalam memulai rapat.

Ø  Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta   rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

Ø  Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

Ø  Adanya partisipasi dari peserta rapat.

Ø  Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

Ø  Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

Ø  Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

Ø  Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

Ø  Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

Ø  Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Catatan Rapat

1.  Notula

Notula adalah catatan garis besar isi pembicaraan dan jalanya suatu rapat atau pertemuan formal lainya. Dalam bertugas sebagai notulis hendaknya yang di catat adalah hal hal yang penting saja terutama adalah keputusan yang di ambil Notula merupakan sumber informasi atau dokumen otentik.  Oleh karena itu notula harus di susun secara objektif, teliti, tepat dan jelas.

Kegunaan Notula adalah sebagai berikut:

§  Dokumen otentik

§  Pedoman untuk melakukan suatu tindakan dalam suatu kantor

§  Alat untuk menyebarluaskan semua informasi yang ad

§  Bahan perimbangan dalam pembicaraan rapat selanjutnya

§  Petunjuk untuk melakukan kegiatan berikutnya

§  Alat-alat untuk mengingatkan kembali hal–hal yang telah di laksanankan dan yang telah di putuskan

2.  Risalah Rapat  

          Setelah membuat notula, seorang sekretaris biasanya juga membuat risalah, Risalah berisi tentang catatan singkat mengenai hasil rapat, risalah merupakan catatan yang lebih singkat dari notula rapat. Isi Risalah merupakan hasil keputusan dari sebuah rapat kemudian ditutup dengan nama notulis dan pemimpin rapat.

Macam-Macam Mesin Pengganda Dokumen

a.  Mesin Stensil Manual

b.  Mesin Fotokopi

c.  Dll

Pengiriman Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan atau notulen setelah digandakan kemudian dikirimkan kepada yang berhak untuk mengetahuinya.  Pengiriman atau pendistribusian dapat melalui faksimile, e-mail, pos, kurir (langsung) dengan menggunakan buku ekspedisi.

SISTEM KEARSIPAN

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
 B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip adalah:
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi

1. Financial record
2. Inventori record
3. Personal record
4. Sales record
5. Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

1. Surat
2. Naskah perjanjian
3. Akta pendirian perusahaan
4. Notulen rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

1. Record yang mempunyai guna informatif
2. Record yang mempunyai guna yuridis
3. Record yang mempunyai guna ilmiah
4. Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

1. Record non esensual
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record vital 

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna hukum
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

• Nilai guna kebuktian
• Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan
 D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip

1. Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran
3. Map arsip (folder)
 E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. Atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Cara Penanganan Surat Masuk dan Keluar

KEARSIPAN SISTEM AGENDA

(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)

A. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh

suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.

Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

2. Persortiran Surat

Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.

3. Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.

Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

4. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No	Tanggal Terima	Tanggal Surat	Nomor Surat	Perihal	Asal Surat	Tujuan	Ket
18	21/8/2008	15/8/2008	12/KH/VIII	Pajak Penjualan	Kantor Pajak Malang	Direktur

1. Pengklasifikasian Surat

Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.

6.  Pendistribusian Surat

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.

Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI INTERN

No	Tanggal Terima	Nomor Surat	Tujuan Surat	Tanda Tangan dan Tanggal
45	12/9/2007	89/Ps/K/IX/07	Bagian Personalia

Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:

1. a. Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,

kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

b. Menggunakan Slip Edaran

Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.

Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:

SLIP EDARAN
Tanggal                 : Tanggal Surat       : Nomor Surat         : Perihal                   :		Catatan :
No.	Tujuan	Paraf dan Tanggal

c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.

B. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1.  Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu

1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

1. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat

- K  = surat keluar

- Ps = kode untuk surat pesanan

- IX = bulan pembuatan surat

- 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi          waktu pengirimannya dan isinya

Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap

isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No	Tanggal	Tujuan Surat	Perihal	Nomor Surat	Lamp	Asal	Ket
1	10/09/2008	PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar	Penawaran Barang	03/KP/Pn/IX/08	2	Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

1. Perum Pos dan Giro
2. Perum Telekomunikasi
3. Jasa Pengiriman Swasta

a. Perum Pos danGiro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:

• On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
• On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

1. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.

Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang  dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.

Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:

1. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.  Contoh:

Kepada

Yth. Sdri. Alin Nurlina

Jl. Rumah Sakit

Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02

Kel. Kahuripan, Kec. Tawang

Tasikmalaya 46115

Kepada

CV. BUDI PERMADI

Jl. Gelatik Dalam 42/151A

Bandung 40133

1. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor  penyaluran pos atau nama daerah antar.

Contoh:

Miss Cindy Brewer

507 Kanthy Drive, Tecumseh

Oklahoma 74873

U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd

6-188. BLK 97, Whampoa Drive

Singapore 12323

b.  Perum Telekomunikasi.

Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:

-         Telegram

-         Telex

-         Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat

-         Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.

-         Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.

1. c. Jasa Pengiriman Swasta

Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.

Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No	Tgl Pengiriman	Nomor Surat	Tujuan	Paraf Penerima
23	12/09/2008	23K/M/Pr/IX/08	CV. Wardana Jalan Perkutut 56 Bandung 40133